Duurzaamheid: governance en reporting

Om ervoor te zorgen dat duurzaamheid een van onze belangrijkste aandachtspunten blijft en bij al onze besluitvorming in aanmerking wordt genomen, moeten wij een duurzame mentaliteit en een duurzaam gedrag aanmoedigen. Daarom willen wij:

• Duidelijke gedragsverwachtingen voor ons personeel vastleggen, waarbij ethische overtredingen niet worden getolereerd. Integriteit en ethiek zijn de sleutel tot onze interacties. In onze Gedragscode hebben we vastgelegd wat als ethisch correct gedrag wordt beschouwd en hebben we een reeks beginselen vastgesteld om ethische inbreuken en belangenconflicten te vermijden.
• Een cultuur waarin iedereen vrijuit kan spreken en eenvoudige procedures creëren. Via het interne cultuurprogramma heeft Elia groep zes gedragingen gedefinieerd die alle medewerkers in hun werk moeten belichamen en uitdragen. Meer informatie hierover vindt u in ons jaarverslag.
• Onafhankelijk blijven van politieke of religieuze activiteiten.
• Het hoogste niveau van integriteit vertonen tegenover onze aannemers en leveranciers. Elia groep neemt de verantwoordelijkheid op zich voor de naleving van de sociale normen in de hele bevoorradingsketen. Daarom zijn Elia en 50Hertz niet alleen lid van het Global Compact van de Verenigde Naties, maar hebben zij zich ook geëngageerd tot de fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO).
  
   

De Ethische Code van Elia Group bevat waarden, normen en regels die we wensen te respecteren in de relatie met onze stakeholders: klanten, leveranciers, aandeelhouders, de gemeenschap en medewerkers.

Elia stelt hoge eisen aan zichzelf op het vlak van openheid en integriteit en hanteert een nultolerantiebeleid ten aanzien van onwettige handelingen. In overeenstemming met de EU-klokkenluidersrichtlijn heeft Elia Group een meldingstool ingevoerd: EthicsAlert. Deze tool kan gebruikt worden om de onderneming (al dan niet anoniem) op de hoogte te brengen van alle inbreuken op de geldende wetten en regels of op de Ethische Code van Elia Group.

Elia Group engageert zich om alle meldingen van integriteitsinbreuken serieus te nemen.

Hoe werkt dit?

Voor wie?

• Stakeholders die informatie hebben verkregen in een werkgerelateerde context, zoals stagiairs, (voormalige) werknemers, sollicitanten, zelfstandigen, (onder)aannemers, klanten, leveranciers, enz.

Wat?

• Inbreuken van de integriteit op de geldende wetgeving, inclusief:
  • overheidsopdrachten;
  • milieubescherming;
  • volksgezondheid; o consumentenbescherming;
  • bescherming van privacy en persoonsgegevens en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
  • belastingfraude en sociale fraude;
  • mededingingsrecht.
• Alle mogelijke inbreuken op beroepsgebonden elementen van de Ethische Code van Elia Group en de hiervan afgeleide policies.

Een volledige lijst is beschikbaar in de Klokkenluidersregeling van Elia Group.

Hoe?

(Anoniem) via het meldingsplatform EthicsAlert

Welke garanties krijg ik?

• Professionele behandeling van elke melding via EthicsAlert.
  Elke melding wordt serieus genomen en binnen een redelijke termijn behandeld.
• Vertrouwelijkheid
  Alle meldingen worden in alle discretie behandeld en personen die instaan voor de behandeling zijn gebonden aan geheimhouding.
• Geen represailles
  Melders van meldingen worden beschermd tegen sancties en/of oneerlijke behandeling als gevolg van het melden van een integriteitsinbreuk.

Wegens hun wettelijk statuut als transmissienetbeheerders voor elektriciteit zijn Elia en 50Hertz onderworpen aan een brede waaier van wettelijke en regulerende regels in hun respectieve landen. Om ervoor te zorgen dat we voldoen aan de externe en interne regels, zullen wij:

• Garanderen dat we voldoen aan alle relevante regelgevende en interne bepalingen.
• Elke vorm van fraude of misbruik voorkomen. Wij geven alle werknemers die betrokken zijn bij aankoop- en financiële processen regelmatig opleiding over de grondbeginselen van aankopen, anticorruptie en conform gedrag. Sinds 2018 beschikt Elia over een beleid dat het externe meldpunt voor inbreuken op de bedrijfsintegriteit regelt (dit gebeurt via een extern klokkenluidersysteem). Bij een anonieme melding van vermoedelijke integriteitsschendingen door interne personeelsleden en externe belanghebbenden wordt onmiddellijk een intern comité bijeengeroepen om de zaak te behandelen en zo nodig verdere interne maatregelen te nemen. Het comité brengt jaarlijks verslag uit aan het managementteam van Elia en tevens op ad-hocbasis, wanneer er zich problemen voordoen. Inbreuken op welke voorschriften dan ook, intern of extern, worden niet getolereerd. Alle overtredingen worden streng bestraft.
• Problemen met de naleving in een vroeg stadium opsporen en onmiddellijk corrigerende maatregelen nemen. Elia groep heeft een Engagement Programme opgesteld dat door het corporate governance comité werd goedgekeurd. Alle inbreuken op onze bedrijfscodes kunnen worden gemeld aan de Compliance Officer, die ze op een objectieve en vertrouwelijke manier behandelt. De Compliance Officer brengt jaarlijks verslag uit aan de relevante regelgevende instanties.

Compliance-index

Naast de ESG-governance-index werd er ook een compliance-index opgesteld die ons begeleidt bij het doorvoeren van de nodige maatregelen om de naleving van alle relevante wettelijke en regulatoire vereisten te verzekeren. De index consolideert kernvereisten die nodig zijn om ervoor te zorgen dat we niet enkel alle relevante regulatoire vereisten naleven, maar ook elke vorm van fraude of misbruik voorkomen, complianceproblemen vroegtijdig opmerken en snelle, corrigerende maatregelen nemen.

De compliance-index omvat de volgende engagementen:

Wij richten ons altijd al op openheid en transparantie. Daarom werken we voortdurend aan de ontwikkeling van onze externe verslaggevingsprocessen. We zullen dit ook blijven doen, zodat de positieve effecten en bijdragen die we aan de samenleving leveren, beter tot uiting komen, in overeenstemming met onze belangrijke maatschappelijke rol. Daartoe hebben wij besloten:

• Volledige, eerlijke, accurate, tijdige en begrijpelijke nuttige informatie te verstrekken. We beschikken hiervoor over een transparantiebeheersteam en voldoen aan de vereisten inzake publicatie van gegevens. We zijn ook opgenomen in het transparantieregister van de EU.
• Onze reporting uit te voeren in overeenstemming met erkende internationale normen. We gebruiken de GRI-normen voor onze jaarverslagen en streven ernaar onze aanpak verder te ontwikkelen in overeenstemming met de internationale beste praktijken.
• Proactief te communiceren met onze stakeholders. Bij het overwegen van alle projecten voor de uitbreiding van het net geven wij voorrang aan het informeren van, het luisteren naar en het voeren van constructieve gesprekken met de omwonenden op wie onze infrastructuur een impact heeft. Ga voor meer informatie naar onzewebpagina voor stakeholders.

Omkoping en corruptie

Als onderdeel van onze Gedragscode hebben wij een beleid inzake omkoping en corruptie opgesteld. In de Gedragscode wordt uiteengezet wat wij onder omkoping en corruptie begrijpen. De Gedragscode bepaalt uitdrukkelijk dat Elia groep omkoperij in om het even welke vorm verbiedt, evenals misbruik van voorkennis en marktmanipulatie. Elia groep en haar medewerkers aanvaarden geen geschenken of gastvrijheid om concurrentievoordeel te behalen. Elia groep staat geen faciliterende betalingen toe. Het vermommen van geschenken of gastvrijheid als liefdadigheidsgiften is eveneens een schending van onze Gedragscode. Elia legt zich ook toe op de capaciteitsontwikkeling van haar medewerkers. Door middel van training kunnen onze werknemers gedragingen of incidenten herkennen waarbij omkoping of corruptie in het spel kan zijn, en krijgen zij informatie over hoe ze toegang kunnen krijgen tot de veilige, anonieme ruimte voor de melding van dergelijke zaken (via ons klokkenluidersprogramma).